2009年2月20日，中国科学院办公厅机关事务管理处在中国科学院机关组织召开了“中科院视频会议系统导播室改造项目验收会”。会议由中国科学院办公厅机关事务管理处副处长骆冬梅主持，中国科学院办公厅主任蒋协助、中国科学院办公厅副主任汪克强、中国科学院办公厅副主任廖方宇、中国科学院计算机网络信息中心副主任中国科技网网络中心主任李俊等相关领导应邀出席了会议。
院视频会议系统自2003年建成以来，已为院、所各单位提供了便捷、高效和稳定的视频会议保障，成功召开各类大、中型视频会议450余次。院视频会议系统已经稳定运行5年，导播室的相关设备已经开始老化，严重影响了视频会议召开的效果。为保障全院视频会议系统的正常运转，向各用户单位提供视频会议服务保障，中国科技网网络中心在“十一五”项目经费尚未到位的情况下，征得院办公厅信息化工作处领导同意后，先行垫付了导播室设备和线路改造费用。在院办公厅机关事务管理处领导的组织协调下，中国科技网网络中心积极组织施工人员加班加点对导播室设备及线路进行更新改造，布设了新的屏蔽线路,更换了故障设备，经过近一个月的改造施工，顺利完成了导播室的改造工程。
在验收会上，与会领导听取了院视频会议系统运行服务与导播室改造项目的汇报，观看了多种视频应用场景的现场演示，参观了导播室工作环境，并就视频会议现场导播控制、线路改造、应急预案、系统当前存在的问题和下一步发展等相关内容进行了认真讨论和咨询。
最后，与会领导对中国科技网网络中心视频组以往的工作给予了充分肯定，并对今后的工作提出了宝贵的意见及建议，并一致认为导播室改造项目完成了全部建设内容，达到建设目标，同意通过验收。